Gmailの受信メールフォルダ自動振り分け設定 | “隼”のグッとくる情報見極め術

Gmailの受信メールフォルダ自動振り分け設定


アカウントは取ったけど具体的な使い方が…ってとこで前回は止まってしまいましたね^^;
今回は『Gmail』でメールを指定フォルダに自動振り分け化してみましょう^^

gmail
『Gmail』とは世界最大の検索エンジンであるgoogle(グーグル)が主催する
フリーメールサービスです^^
基本的な使いかたを覚えてしまって活用しちゃってください^^

Gmail基本操作

まずインターネット検索エンジンで『gmail』と入力し、開いてください。

Gmail検索エンジン表示
ここではYahooで検索してみましたが、ほぼどの検索エンジンでも一番上に表示されます。
ここから入るとオートログイン設定をしている場合であれば、勝手にアカウントの読み込みが始まり開きます。
(ログイン状態の保持設定チェックを外していたり、一度ログアウトするとユーザー名とパスワード入力画面になります。)

デフォルト(初期設定)の状態ではGmailより3通ほどメールが到着してる感じですかね^^
メールの送受信は基本的に普通のメーラーと同様です。
受信メールは受信ボックスに届き、メール作成はメール作成ボタンから相手のアドレスを入れて
件名、本文を記入して…といった流れですね。

これからこのアカウントはASPからのメール、売上通知、お客様からの質問などで使用していきますから
まず最初にやるべきこととしてフォルダ分けの必要があります。。
受信箱にあらゆるASPからのメールや問い合わせが入り乱れてワケがわからなくなりますからね^^;

↓↓参考までに隼のGmailでは

Gmail管理画面サンプル
このように、あらかじめ自動で指定のファイルにメールが振り分けられるように設定をしています。

僕の場合、メインで使用しているhayabusa-web.comメールにASPメールや売上通知などのアドレス登録をしていますが、
これだと自分のパソコンからならいつでも確認できますが、別のパソコンからは確認できないですよね?
(厳密にはプロバイダやサーバーで確認できるんですけど、ほとんどの人はややこしくてわかんないですよね^^;)
そこで、受信メールをどこでも確認できるようにGmailに全て転送しているんです^^Gmailは携帯からでも確認できますしね。

そしてなによりGmailは違うメールアドレスのアカウントでメール送信することができるのですよ!!
実は以前フリーメール転送はyahooメールを使ってたんですが、返信時にyahooメールでしか返せないのでお客様から
『返事が来ません!』『メールアドレスが違うしyahooだったんで迷惑メールと思いました』っていうお叱りをうけました^^;
また、@yahoo.co.jpでメールが飛んじゃうんで、送信したメールがお客様の迷惑フォルダにはいることが多くて参りました^^;
でっやめました(笑) Gmailにしてからは、携帯でもメインメールアドレスでの送信ができて言うことナシですね♪

では本題^^;
僕のように転送ベースで使用する場合でも、メインアドレスとして使用する場合でもフォルダ設定は記憶させる必要がありますので
ひとつずつやってみましょう^^ インフォトップの設定例でお話ししていきます。
既にインフォプレナー、アフィリエイター登録が完了していることを前提にしますね。

Gmail設定
このGmailアドレスでインフォプレナーやアフィリエイター登録を
おこなった場合はASPからメールが来ているはずですので
チェックしておいてくださいね^^

ではGmail管理画面の右上にある『設定』タグを確認してください。
これをクリックすると設定がおこなえる画面に移ります。

Gmailの機能は全てこの『設定』で変更や管理をおこないますので
今後もカスタマイズする場合は『設定』からと覚えておいてください。

設定画面の管理

最初にメールの振り分け機能を使っていきますが、その他のことも軽く触れますね^^
設定画面で編集をおこなうのは以下の2つです。

◆ラベル
フォルダ設定の項目です。
自分で名前をつけたフォルダをラベルといいます。そのラベル製作する機能ですね^^

◆フィルタ
設定したラベルに自動振り分けさせる設定をおこないます。
送信者名や件名、キーワードを設定すれば自動的に指定フォルダに飛ぶようになります。

まず最初に『ラベル』をクリックし、最初に設定されている『システムラベル』の表示設定が出ますので
『迷惑メール』と『ゴミ箱』を表示に変えてください。

システムラベル設定
これで左側に常時表示されます。
非表示でも左のサイドメニューから『他○個のラベル』でドロップダウン表示されるのですが、この2つは常時表示が望ましいです。
迷惑メール判定の基準が他より優れていても、やはり万能ではないので必要なメールが迷惑フォルダに入ってしまう可能性が
ありますし、誤って捨ててしまったメールなどを後から確認することも想定しておいた方がいいですからね^^

次にその下にある『ラベル』までスクロールしてください。
『プライベート』『仕事』『旅行』『領収書』なんかが初期設定で入ってますが、正直使いません…^^;
もしお使いであれば置いてても構わないですが、僕の場合は全て削除しました。
ではラベルを作りましょう^^『新しいラベルを作成』という項目がありますね。
ここにインフォトップと書き込み作成をクリックしてください。

ラベル作成
これで左側のサイドメニューにもインフォトップが出ましたよね^^
新しく作成したラベルははじめから表示されるようになっているのでこうやってラベルを作っていきます。。
同様にインフォカートなど他のASPにも登録ができている場合はそれにあわせたラベルを作ってくださいね。

では続いて『フィルタ』をクリックしてください。『新しいフィルタを作成』をクリックしフィルタ作成画面に移ります。
↓↓振り分け条件の『From』に『インフォトップ』と記入しましょう^^

フィルタ作成画面
『次のステップ』をクリックしてください。
(既にインフォトップからメールが来ている場合は『フィルタテスト』をしてみて、フィルタが反応するかチェックしてみてください)

フィルター設定
差出人が『インフォトップ』の場合どこにメールを飛ばすかを設定する画面になりました。
少し見にくくて申し訳ないのですが、必ずチェックを入れなければいけない項目は上から4番目
『ラベルをつける』です。
ドロップダウンでラベルが出ますので、このフィルタ条件をどのラベルに当てはめるか決定するわけです。
インフォトップに設定をします。

僕の場合は一番上の『受信トレイをスキップする』にもチェックを入れています。
ここにチェックを入れない場合、ラベルでフィルタリングしたメールが受信トレイにも出てきます。
確認は早いかも知れませんが、あらゆるメールが受信トレイに入るので面倒なためですね。ここはお好みで^^

フィルタテストをした場合は、『このフィルタを下記○件のスレッドにも適用する』にもチェックを入れましょう。
最後に『フィルタを作成』で完了です^^
次から『フィルタ』をクリックしたら設定したフィルタが表示され、変更や編集も可能です。

ラベル・フィルタの設定例

インフォトップの場合差出人の名前が『インフォトップ』『インフォトップ営業企画』『【infotop】アフィリ通信』『インフォトップ感謝祭』など
かなり細分化されます。“インフォトップ”という文字がFromに入っていればフィルタは機能しますが、【infotop】には反応しません。。
ですので反応しない場合は新たに別フィルタを作ってインフォトップラベルに適用すればOKです。

では設定しておいた方がよいラベルとフィルタを書いておきますので参考にしてください^^
◆インフォトップ
From:【infotop】アフィリ通信
ラベル:インフォトップ

キーワード:www.infotop.jp
ラベル:インフォトップ

◆インフォカート
From:インフォカート
ラベル:インフォカート

◆インフォジャパン
From:インフォジャパン
ラベル:インフォジャパン

From:customer@infojapan.jp
ラベル:インフォジャパン

◆インフォグローバル
From:インフォグローバル 運営事務局
ラベル:インフォグローバル

お疲れ様でした

これで基本的な使い勝手は結構上がるはずです。
もちろんASPだけでなくメールマガジンの登録通知などでも設定できますし、
仲間内から来るメールのフォルダなどかなり用途が広がりますよね?

他のフリーメールの場合はもっと設定が楽なんですが、フィルタがバカで全然使い物にならないのもあります^^;
Gmailのフィルタはフリーメールのなかでは高機能だと思いますので使いこなしてみてください。。
Yahooメールも振り分けは高機能ですが、迷惑判定が曖昧なところが難点で
身近な人とのコンタクトは迷惑フォルダ合戦になりますしね。。

Gmailのカスタマイズは今後も取り上げていきますのでよろしくです^^
ではでは。。

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この記事のコメント

とても参考になりました!ありがとうございます。
自動でラベルに振り分けてもらえなくて困っていたんですが、フィルタと併用すれば良いことがわかったのが、こちらのサイトだけでした。無事解決しました。感謝いたします!

この記事へのコメント

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